De nombreuses entreprises sont effrayées par la digitalisation des bulletins de paie… Cette approche présente toutefois plusieurs avantages en termes de coût, de temps et de fiabilité. Si vous n’est pas familier avec ces nouvelles réglementations, on vous recommande de lire cet article. Mais la dématérialisation des fiches de paie, c’est quoi au juste ? Pourquoi numériser les fiches de salaire ?
Une dématérialisation des fiches de salaires : qu’est-ce que c’est ?
Depuis 2017, les employeurs peuvent introduire la numérisation de la fiche paie sans le consentement préalable de leurs employés. Toutefois, le chef d’entreprise doit informer le salarié à l’avance, au moins un mois avant qu’il ne remette son bulletin de salaire numérique. Les employés peuvent s’opposer s’ils veulent garder la version papier.
Sachez que les fiches de salaires non matérielles ont d’une valeur identique que la version papier. Le bulletin numérique est une preuve légale du travail réalisé et donne d’un droit identique à la retraite.
En aucun cas, il n’est obligatoire de dématérialiser le bulletin de paie. Les preuves de paiement non documentées ne sont pas obligatoires en 2019 et ne le seront pas à partir de 2022. La digitalisation des fiches de salaire dépend d’un choix d’une société.
Pourquoi numériser les fiches de salaire ?
La numérisation des bulletins de salaire est un processus qui se consigne dans la logique du changement digital des utilisations en entreprise.
En moyenne, des économies de 33 à 67 % ont été réalisées, ce qui est très apprécié par les employés. En outre, le département RH considère le système comme un élément d’amélioration d’une gestion officielle de leurs employés. Cette démarche se consigne dans le cadre de la politique de gestion de l’entreprise en matière de développement durable.
C’est une recommandation des ministères pour améliorer les performances des RH. Ce processus permet au service des ressources humaines de gagner beaucoup de temps lors de l’exécution de la paie. Cliquez ici pour en savoir plus.
Période de conservation des fiches de paie digitalisées
Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent introduire des systèmes intangibles pour le paiement du salaire sans l’accord préalable du salarié. Auparavant, les employeurs devaient demander à leurs employés avant de dématérialiser les bulletins de paie. Cependant, les employés ne sont pas imposés d’accepter les fiches de salaire électroniques. Ils ont également le droit de s’opposer à la numérisation de leurs fiches de paie et de poursuivre à obtenir des bulletins de salaire en version papier.
La numérisation des fiches de paie impose des obligations aux employeurs, surtout en ce qui concerne la remise et le stockage des documents digitaux. Lorsque les bulletins de salaire sont numérisés, la sécurité et la confidentialité des données doivent être pleinement respectées.
Il doit rester accessible, au choix :
- Soit pendant 50 ans,
- Soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
Il doit être placé dans une zone numérique sécurisée auquel seul l’employé a accès. Cette zone sécurisée est liée au Compte personnel d’activité (CPA) et donne accès à la paie. La protection des données à caractère personnel est un sujet important pour les entreprises et une exigence majeure qui accompagne tout projet de numérisation de documents.
